¿Cuánto tiempo debe una empresa conservar documentación laboral para defenderse en un proceso judicial?
Cuando en un proceso judicial se reclama la declaración de determinada situación de hecho, como sería la desnaturalización de un convenio de formación laboral juvenil, es el empleador quien deberá aportar al proceso los convenios suscritos y todos los documentos que acrediten la validez en el uso de esta figura, al encontrarse esta documentación en su poder y, además, por ser parte interesada en demostrar que cumplió con los requisitos establecidos en la normativa para su suscripción.
Sin embargo, ¿qué sucede en aquellos casos en los que, por el transcurso del tiempo, es irrazonable que el empleador cuente con esta documentación? ¿se podrán aplicar presunciones en su contra debido a esta situación y establecer la existencia de una relación laboral? Al respecto, la Casación N° 2748-2021-Lima, ha indicado que las presunciones también tienen como límite el principio de razonabilidad, por lo que no puede evaluarse bajo los mismos estándares la exigencia de contar con documentos que tengan una antigüedad “de seis años respecto de otra de 20 años y en ese sentido aplicar presunciones poco razonables”.
En el caso materia de casación, se solicitaba la desnaturalización de convenios de formación laboral juvenil suscritos entre 1996 y 1998, sin embargo, la empresa demandada no había podido acreditar con ningún documento la suscripción de estos convenios, por lo que se aplicaron presunciones en su contra en el proceso, estableciendo la existencia de un vínculo laboral desde 1996.
En tal contexto, la Corte Suprema consideró que no es razonable que se mantenga a las entidades empleadoras bajo expectativas de reclamos laborales sin un límite temporal y, considerando que en el Decreto Legislativo N° 1310, se indica que aun en lo relativo a materia laboral, luego de transcurrido el período de cinco años, la prueba de los derechos que pudieran “derivar de los documentos citados, serán de quien alegue el derecho”, con lo cual determina que no se pueden aplicar presunciones en contra del empleador por no contar con documentos con una antigüedad mayor. Dado que con la sola aplicación de esta presunción se había declarado la desnaturalización de los convenios de formación, la Corte determinó que no existía en el expediente documentación que acredite esta situación, declarando la inexistencia de una relación laboral entre los años 1996-1998.
Al respecto, y si bien una empresa puede tomar en cuenta este criterio para su defensa procesal, no podemos dejar de advertir que los criterios en Corte Suprema pueden ser cambiantes, por lo que lo más conveniente siempre será llevar a cabo la digitalización de toda su documentación laboral y, asimismo, revisar los plazos especiales de conservación legal que existen en determinadas materias (por ejemplo, en materia de seguridad y salud en el trabajo), pues en estos últimos casos nos ceñiremos a los plazos establecidos en la normativa especial.
Asimismo, se debe tener claro que la regla de cinco años de conservación de documentos no se aplica a los casos de reclamos de remuneraciones o beneficios sociales, cuya existencia y acreditación de pago se desprende de información contenida en los libros de planillas de la empresa, pues en estos casos, el empleador siempre se encontrará obligado a su presentación o, en todo caso, a acreditar que los remitió físicamente a la ONP para su conservación o que llevó a cabo su digitalización con valor legal, conforme se señaló en la Cas. N° 14034-2022-Lima.
En este contexto, consideramos que las empresas deben empezar a evaluar y a implementar políticas internas de conservación de documentos para tener siempre mecanismos de defensa suficientes ante cualquier eventual reclamo laboral.
