Aprueban normas para la celebración de asambleas de fideicomisarios, asambleas de partícipes, comités y otros órganos colegiados de las sociedades supervisadas por la SMV

La Superintendencia de Mercado de Valores aprobó las “Normas para la convocatoria y celebración de asambleas de fideicomisarios, asambleas de partícipes, comités y otros órganos colegiados de las sociedades a las que la SMV otorga autorización de funcionamiento” (en adelante, la Norma), sustituyendo el Título IV de las Normas aprobadas por Resolución SMV N° 039-2016-SMV/01. Las principales disposiciones son:

1. La norma será de aplicación para las entidades y patrimonios autónomos bajo su administración, salvo los fondos colectivos, cuyas asambleas de asociados se regirán por el Reglamento de Empresas Administradoras de Fondos Colectivos. Respecto a las asambleas de fideicomisarios, asambleas de partícipes, comités y otros órganos colegiados se entenderán referidas exclusivamente a aquellos patrimonios autónomos cuyos valores sean objeto de oferta pública; sin embargo, en caso se hayan emitido además otros de oferta privada, será posible la aplicación de la Norma para llevar a cabo asambleas en las que puedan participar tanto los titulares de valores objeto de oferta privada y de oferta pública.

2.Las entidades pueden convocar y/o celebrar asambleas de fideicomisarios, asambleas de partícipes, comités y otros órganos colegiados de manera no presencial en las que podrán utilizarse medios tecnológicos o telemáticos que permitan a los inversionistas o sus representantes, así como a los miembros del comité u órgano colegiado respectivo, la posibilidad de participar y ejercer su voto, incluso si no reconociera esta modalidad expresamente, siempre que la normativa interna que los regula no la prohíba. El gerente, el directorio o quien haga sus veces es responsable de determinar el medio electrónico idóneo para la celebración de la asamblea. También podrán realizarse asambleas en las que se reconozca como modalidades simultáneas de participación la no presencial y la presencial, debiéndose establecer ello de manera explícita en la convocatoria y en el documento informativo[1]. Los acuerdos que se tomen es las asambleas no presenciales tienen plena validez, eficacia y los mismos efectos que los acuerdos adoptados de manera presencial.

3.Respecto a la convocatoria de las asambleas, se deberá seguir las siguientes disposiciones:

• Respecto a la convocatoria, deben tenerse en cuenta la regulación especial de cada entidad, así como la normativa interna correspondiente y se debe observar los plazos y demás normativa que resulte aplicable sobre sesiones presenciales. Una vez adoptada la decisión de convocar una asamblea no presencial de partícipes o fideicomisarios, las entidades deberán remitir el aviso de convocatoria a través del Sistema MVNet, el mismo que deberá contener lo siguiente: (i) en texto destacado: “CONVOCATORIA A ASAMBLEA NO PRESENCIAL DE PARTÍCIPES/ ASAMBLEA NO PRESENCIAL DE FIDEICOMISARIOS”, (ii) la denominación social de la Entidad u órgano que realiza la convocatoria y datos de la emisión de valores correspondiente, (iii) señalar si se trata de una asamblea general, especial, ordinaria o extraordinaria, según corresponda, (iv) el listado de los asuntos a tratar, (v) fecha y hora en que se celebrará, así como la fecha y hora de la segunda convocatoria, de ser el caso, (vi) medio tecnológico o telemático que se utilizará para la realización de la asamblea, cómputo del quórum y el ejercicio de voto de los inversionistas y (vii) consignar los textos señalados en la Norma respecto a la publicación y disponibilidad del documento informativo.
• El aviso y el documento informativo se debe difundir como hecho de importancia desde el día de su convocatoria[2] y en la página web de la entidad cuanto menos hasta la fecha efectiva de la celebración.
• Las convocatorias a comités y otros órganos colegiados no presenciales se rigen por las disposiciones internas y por su regulación especial; asimismo se debe indicar de manera explícita que la reunión se celebrará de manera no presencial, así como el medio tecnológico y/o telemático a utilizar.

4. Respecto a la celebración de las asambleas, se deberá seguir las siguientes disposiciones:

• La representación de los fideicomisarios o partícipes se rige por la normativa interna que los regulan, así como por la regulación especial. Los poderes relativos a la designación de representantes podrán ser generados por medios físicos o electrónicos y remitidos por los medios tecnológicos o telemáticos indicados en el documento informativo enviado con el aviso de convocatoria.
• Pueden participar las personas que tengan la calidad de partícipes, fideicomisarios, sus representantes, y los que integren un comité u órgano colegiado, según corresponda. También podrán participar invitados en tanto la regulación especial de la entidad para sesiones presenciales lo permita.
• Los medios tecnológicos o telemáticos para la celebración de asambleas no presenciales permiten, al menos, la transmisión simultánea de voz y sonido, así como la participación de los asistentes. Es obligatoria la transmisión de imagen del presidente y secretario de la reunión, así como de la información que se requiera transmitir durante la reunión a los asistentes.
• Para la emisión de votos se deberán adoptar las medidas para la identificación de los participantes; asimismo, en caso de optarse por el voto anticipado, deberá ponerse a disposición de los convocados un formulario de votación a través de medios tecnológicos o telemáticos, el mismo que podrá ser remitido hasta 24 horas antes de la hora fijada para la celebración de la reunión.
• La asamblea se entenderá celebrada en el domicilio social de la entidad o en el fijado en la normativa interna.
• Quien presida la reunión es responsable de velar por la adecuada celebración de la reunión, la misma que deberá seguir las disposiciones señaladas en el documento informativo adjunto al aviso de convocatoria.

5.Las reuniones no presenciales de comités y otros órganos colegiados se rigen por las normas señaladas anteriormente y su regulación especial. Los comités de clasificación de riesgo de las empresas clasificadoras de riesgo pueden aplicar los procedimientos para sesionar de manera no presencial según lo previsto en sus manuales internos.

6.Las actas deberán observar el contenido previsto en la regulación especial y dejar constancia de los medios utilizados para la convocatoria y celebración de la asamblea, así como durante la votación.

• Para el registro y conservación de las actas, los órganos correspondientes podrán digitalizar o utilizar soluciones o plataformas tecnológicas o telemáticas, así también deberán definir el medio de firma electrónica o digital de la documentación que acredite la participación y acuerdo de los asistentes en las respectivas reuniones.
• Se podrá utilizar la firma electrónica o digital siempre que en el caso de la firma electrónica se cuenten con los siguientes requisitos: (i) estar vinculada al firmante de manera única, (ii) permitir la identificación del firmante, (iii) haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo, y, (iv) estar vinculada con los datos firmados por la misma, de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.
• El presidente de la asamblea es responsable de que el acta refleje lo discutido y los acuerdos, siendo el único obligado a firmarla, así como de emitir las certificaciones correspondientes. En el caso de comités y órganos colegiados, las actas serán firmadas según lo que señale su normativa interna.

7.Las entidades deben conservar durante 10 años la grabación de las reuniones, así como toda documentación, video conferencia, soporte digital o cualquier información de naturaleza similar que acredite la convocatoria y celebración de asambleas no presenciales, así como el otorgamiento del derecho al acceso de la información, el derecho de participación y el derecho a voto de todos los inversionistas o sus representantes, y miembros de comités u otros órganos colegiados. En caso de que se utilicen archivos electrónicos o microformas digitales, los mismos deberán sujetarse a la legislación de la materia.

8.Las entidades están facultadas para llevar sus libros y registros en formatos electrónicos o digitales siempre que cumplan con las medidas de preservación, seguridad y confidencialidad.

Asimismo, se establecen diversos plazos para el cumplimiento de los artículos 17, 18, 20 de las “Normas Comunes a las entidades que requieren autorización de organización y funcionamiento de la SMV” aprobadas por Resolución N°039-2016-SMV/01 (en adelante, las Normas Comunes):

• A más tardar el 1 de agosto de 2020, las entidades supervisadas por la SMV deberán contar con una página web corporativa, siendo exigible desde esta fecha, la información señalada en el artículo 20 de las Normas Comunes[3], no obstante, aquellas entidades que opten por acogerse a las disposiciones contenidas en el Titulo IV de las Normas Comunes, deberán tener implementada su página web, a efectos de la publicación del aviso de convocatoria a asambleas de partícipes y asambleas de fideicomisarios no presenciales y del Documento Informativo de que trata el artículo 26.3 de la Norma.
• Las entidades deberán, en la oportunidad que designen directores o los reelijan, designar al Director/es Independientes con los lineamientos establecidos en la Resolución SMV Nº 016-2019-SMV/01 y en ningún caso más allá del 31 de marzo de 2021.
• Las entidades deberán contar con un Reglamento de Directorio, que regule los aspectos mínimos señalados en el artículo 18 de las Normas Comunes[4], a más tardar el 30 de septiembre de 2020, el mismo que deberá estar a disposición de la SMV.
• Las entidades deberán cumplir con lo dispuesto en el segundo párrafo del artículo 20[5] de las Normas Comunes a más tardar el 31 de marzo de 2021.

Finalmente, se establecen disposiciones transitorias en tanto dure el Estado de Emergencia Nacional:

• No será exigible la notificación física a los inversionistas. Ello no exime a la entidad de comunicarse con los clientes y de adoptar las medidas para que estos se encuentren debidamente informados de las disposiciones y cualquier otra información relevante, así como la oportunidad y forma de la subsanación de notificación física, de corresponder.
• Las actas y demás documentos necesarios que se elaboren o conserven en documentos físicos pueden ser firmados únicamente por el presidente de la reunión o quien haga sus veces durante el estado de emergencia y mientras se mantengan restricciones a la libertad de tránsito, una vez levantadas estas medidas, las entidades tienen un plazo de 15 días hábiles para recabar en las actas las firmas faltantes.
• No será exigible la obligación de publicación del aviso de convocatoria a asamblea de partícipes o de fideicomisarios en los diarios que pudiera estar prevista en la respectiva normativa interna señalada en el numeral 27.3 del artículo 27 del capítulo I del Título IV de las Normas Comunes.
•    Las entidades que no cuenten con directorio, tendrán plazo para modificar sus estatutos y designar a los integrantes de su directorio hasta el 31 de marzo de 2021 observando las disposiciones contenidas en las Normas comunes a las entidades que requieren autorización de organización y funcionamiento de la SMV y los Lineamientos para la calificación de un director independiente aprobados por Resolución SMV Nº 016-2019-SMV/01.

Todo esto consta en la Resolución N°052-2020-SMV/02 publicada el 19 de junio de 2010.

[1] «Documento informativo sobre el procedimiento para la celebración de la asamblea de partícipes no presencial» o el «Documento informativo sobre el procedimiento para la celebración de la asamblea de fideicomisarios no presencial», según corresponda, el cual deberá ser elaborado según el Anexo C de la Resolución N°052-2020-SMV/02

[2] La fecha de difusión del aviso de convocatoria se acredita con el recibo electrónico emitido por el Sistema MVNet de haber remitido el hecho de importancia de acuerdo con lo previsto en el numeral 26.3. La fecha indicada en los recibos electrónicos equivale a fecha cierta.

[3] Es posible que exista un error material respecto de esta disposición transitoria pues el artículo 20 se encuentra relacionado a las funciones de la gerencia, en ese sentido, el artículo al que hace referencia la norma sería el 21, el mismo que establece disposiciones sobre la página web corporativa.

[4] Artículo 18.- Reglamento del Directorio

     La Entidad cuenta con un Reglamento de Directorio, el cual contiene las políticas y lineamientos necesarios para el cumplimiento de sus funciones. Este documento se encontrará a disposición de la SMV cuando ésta lo requiera, e incluye, cuando menos, lo siguiente:

     a. Las funciones y responsabilidades del Presidente del Directorio y de sus miembros, debiendo considerarse como mínimo lo dispuesto en el artículo 15 de la presente norma;

     b. Lineamientos para el desarrollo del plan de trabajo del Directorio;

     c. Políticas y procedimientos para prevenir, detectar, manejar y revelar los conflictos de intereses de los Directores;

     d. Procedimientos para informar al Directorio sobre las comunicaciones de la SMV;

     e. Procedimiento para otorgar licencias a Directores, así como la asistencia del Director suplente o alterno, de ser el caso;

     f. Procedimientos formales y transparentes para la identificación, evaluación y nominación de candidatos, los casos de vacancia, cese y sucesión de Directores;

    g. Los criterios utilizados para la evaluación del Directorio y sus miembros.

     El Reglamento de Directorio tiene carácter vinculante y su incumplimiento conlleva responsabilidad de la Entidad y de sus Directores.

[5] Artículo 20.- Funciones de la Gerencia

   (…) 

   Los cargos de gerente general y presidente del Directorio recaen en diferentes personas.

   (…)”

Para mayor información sobre el tema tratado contactarse con los abogados del Estudio:

Dr. Luis Gastañeta, Dr. Agustín Yrigoyen, Dra. Shirley Cárdenas, Dr. Alfonso Tola, Dra. María Soledad Gastañeta y el Dr. Sergio Chang.

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