Centro de Arbitraje de la CCL dispone el levantamiento de la suspensión de los arbitrajes y dicta medidas para su continuación

Teniendo en cuenta la prórroga del estado de emergencia nacional decretada por el Gobierno, el Consejo Superior de Arbitraje (el ‘Consejo’) del Centro de Arbitraje de la Cámara de Comercio de Lima (el ‘Centro’) ha dispuesto lo siguiente:

1. Levantar la suspensión de todos los arbitrajes, bajo la administración del Centro, a partir del 4 de mayo de 2020, salvo que cada Tribunal Arbitral disponga algo distinto.

2. Emitir la Nota Práctica N° 1/2020 para la implementación de medios virtuales en los arbitrajes bajo su administración, con la finalidad de continuar los procesos arbitrales. En la mencionada Nota Práctica se ha precisado que, los tribunales arbitrales son responsables de aplicar las medidas dictadas en los arbitrajes a su cargo -orientadas a la continuación de cada proceso arbitral- salvo que, determinen su inviabilidad o ineficacia, luego de escuchar a las partes y con arreglo a fundamentos legales o fácticos.

3. En consecuencia, en los procesos arbitrales se procederá de la siguiente manera:

• Presentación de solicitudes de arbitraje: A partir del 4 de mayo de 2020, las solicitudes deberán presentarse en línea accediendo al enlace www.arbitrajeccl.com.pe/AOLInitial, ingresando la información correspondiente en la Mesa de Partes Virtual, mediante una solicitud en Word o PDF y sus anexos, como máximo con 50 MB.

• Notificaciones a las partes durante la etapa previa a la constitución del Tribunal Arbitral: El Centro notificará todas las actuaciones del arbitraje únicamente a las direcciones electrónicas indicadas por las partes, como suele hacer por regla general.

• Comunicaciones y notificaciones a los árbitros durante la etapa previa a la constitución del Tribunal Arbitral: El Centro comunicará al árbitro designado su nominación únicamente a través de correo electrónico, medio por el cual esta persona deberá manifestar su aceptación o declinación, dirigiéndose a la Secretaría Arbitral.

• Pagos: Los pagos por aranceles correspondientes a la presentación de una solicitud de arbitraje deberán efectuarse mediante la plataforma virtual de Mesa de Partes o mediante la transferencia a las cuentas bancarias del Centro siendo, además, ésta la manera para todo pago de gastos adicionales del arbitraje.

• Fijación de reglas del arbitraje: El Consejo exhorta a los tribunales arbitrales a fijar las reglas para el arbitraje teniendo en consideración las recomendaciones que se efectúan en la Nota Práctica N° 1/2020, así como a revisar aquellas reglas que se hubiesen fijado con anterioridad para adecuarlas a las que ahora propone, según se indica a continuación:

(a)   Presentación y notificación de escritos, decisiones y comunicaciones:

• Las partes deben señalar direcciones electrónicas en las que se les notificará toda comunicación relacionada con el arbitraje, en caso no lo hubieran hecho de forma previa a la constitución del Tribunal Arbitral.
• Los escritos deberán presentarse por correo electrónico o mediante la plataforma virtual del Centro, teniendo en cuenta el tamaño de los archivos que se desee enviar, pudiendo remitirse enlaces para acceder a plataformas digitales en las que estos estén alojados.
• La notificación de los actos o comunicaciones a las partes que dicte el Tribunal Arbitral o que emitan sus miembros, así como otras comunicaciones del Centro, se hará exclusivamente por correo electrónico.

(b)   Conferencias, audiencias y reuniones:

• Las conferencias, audiencias y reuniones entre las partes y el Tribunal Arbitral deben ser no presenciales, usando para ello plataformas virtuales, videoconferencias, teleconferencias o cualquier otro medio de comunicación que el Centro ponga a disposición, para lo cual las partes deberán ser informadas, con la debida antelación, del vínculo de conexión a la plataforma a utilizarse, las instrucciones para la conexión y la forma en la que las partes deben acreditar la identidad y la calidad en la que intervienen en la audiencia o reunión.
• De forma previa a la audiencia, las partes deben enviar al Tribunal Arbitral la lista de sus participantes, indicando el sustento de su participación y acreditando su representación, si corresponde.
• Cuando sea necesario que se emita un acta de la reunión o audiencia, deberá constar en esta que fue realizada utilizando medios virtuales. La Secretaría Arbitral consignará en el acta que, los participantes asistieron virtualmente, incluirá su firma digital o digitalizada y enviará por correo electrónico a las partes copia del acta en formato PDF.
• Las audiencias serán grabadas y esta grabación formará parte de las actuaciones arbitrales.
• Los tribunales arbitrales podrán fijar las reglas y/o protocolos para la realización de las reuniones o audiencias virtuales.

(c)        Laudos y resoluciones integrantes del laudo:

• El presidente del Tribunal Arbitral o el árbitro único deberá remitir el laudo a la Secretaría Arbitral vía correo electrónico. Por el mismo medio deberán remitirse también, aquellas resoluciones integrantes del laudo.
• Por regla general del Centro, los laudos y resoluciones integrantes del laudo son notificados a las partes a través de correo electrónico. Estos llevaran la firma de los árbitros en formato digital o digitalizado.
• Excepcionalmente, se podrá habilitar la notificación física de estos documentos. En este caso, el Tribunal Arbitral es responsable de dar cuenta previamente a la Secretaría Arbitral, de la necesidad de depositar el laudo en el Centro para su notificación en físico a las partes.

4. En aquellos casos en los que se cuente con un Tribunal Arbitral constituido, el Consejo exhorta a que estos continúen las actuaciones arbitrales aplicando las medidas recogidas en la Nota Práctica No. 1/2020. Para ello, deberán notificar a las partes la reanudación de los plazos a partir de esta notificación, indicándoles la situación precisa de los plazos que estén corriendo y su fecha de vencimiento, además de disponer la secuencia de actuaciones de forma coordinada con las partes, considerando cada situación en particular.

5. En los casos en que no hubiera Tribunal Arbitral constituido, el Centro continuará con el proceso de constitución de éste a través de medios virtuales, considerando las circunstancias particulares de cada caso.

Estas medidas dictadas por el Consejo a través de la Nota Práctica N° 1/2020 evitarán que los procesos arbitrales continúen paralizados y con ello que las partes no se vean afectadas por su inactividad como consecuencia del estado de emergencia nacional dispuesta por el Gobierno por la pandemia del COVID-19, siendo acertada la decisión del Consejo de continuar con la tramitación de los procesos arbitrales a través de plataformas virtuales y medios tecnológicos que garanticen a las partes una debida transparencia en sus actuaciones.

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Javier Villa García Vargas, Agustin Yrigoyen González del Riego, Carlos Martín Chávez Meza, Raúl Aranda Córdova y Rafael Sánchez Ríos.

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